Control de Información Documentada

Responsabilidades

Alcance de aplicación

Aplica a todos los documentos y registros del SGC: internos y externos; digitales (web y Google Drive) y físicos; incluidos formularios, correos contractuales, evidencias por curso y documentos normativos externos (NCh 2728, ISO 9001, DA-D45, resoluciones e instructivos SENCE).

Codificación documental

Los documentos se identifican con el prefijo SGC y un tipo:

Formato del código: SGC-[TIPO]-[N°] (ej. SGC-PR-01). El registro RE-01 se genera a partir del formato SGC-FO-01, y RE-02 a partir del SGC-FO-02.

Control de documentos

• Creación: cada documento se identifica con título, código, versión, fecha y responsable de elaboración.
• Revisión de adecuación: antes de emitir, se verifica que el documento sea adecuado y suficiente para el requisito.
• Aprobación: ningún documento se publica sin la aprobación de la autoridad definida.
• Control de cambios e historial: cada cambio genera una nueva versión, registrada en el historial de modificaciones y aprobada antes de publicarse.
• Versiones obsoletas: se retiran de los puntos de uso; si se conservan por razón legal o histórica, se identifican como “OBSOLETO” y se restringe su uso.
• Copias y permisos: la versión vigente y controlada es la publicada en la web; toda copia descargada o impresa es “no controlada”. Los permisos de lectura, edición y administración se asignan por rol.
• Respaldo y recuperación: se realizan respaldos periódicos y pruebas de restauración; se protege contra pérdida, modificación no autorizada y divulgación indebida.
• Datos personales y propiedad intelectual: se controlan conforme a la legislación aplicable.
• Adquisición legal de normas: se conserva evidencia de la adquisición legal de la NCh 2728.

Control de registros

• Los registros se mantienen legibles, íntegros, identificables y recuperables.
• Reglas para completar y corregir: toda corrección conserva la información original e indica fecha, responsable y motivo.
• Retención: según la Lista Maestra de Registros (mínimo 3 años, DA-D45); algunos se conservan “durante su vigencia + 3 años”.
• Disposición final: sólo una vez vencido el período de retención y con autorización.

Documentos externos

Se registran indicando fuente oficial, versión o fecha, responsable de seguimiento, ubicación y estado de vigencia. El Representante de la Dirección revisa periódicamente (frecuencia definida) la existencia de modificaciones normativas y evalúa su impacto en el SGC.

Disposiciones (texto normativo)

Definiciones

Flujo operativo

1. Necesidad: se identifica la necesidad de crear o modificar un documento (nuevo requisito, cambio normativo, mejora o hallazgo).
2. Elaboración: el responsable elabora o actualiza el documento con su código, versión y contenido, según la codificación definida.
3. Revisión de adecuación: antes de emitir se verifica que el documento sea adecuado y suficiente. Criterio de aceptación: cumple el requisito aplicable, es claro y trazable.
4. Aprobación: la autoridad definida aprueba el documento. Sin aprobación no puede publicarse.
5. Publicación y registro: se publica la versión vigente en la web y se actualiza la Lista Maestra de Documentos (RE-01) y, si aplica, la de Registros (RE-02).
6. Control de obsoletos: se retiran las versiones anteriores de los puntos de uso; si deben conservarse, se marcan como OBSOLETO.
7. Registros: al ejecutarse las actividades se generan registros; se conservan legibles, íntegros y recuperables por el período de retención (mínimo 3 años, DA-D45).
8. Documentos externos: se revisa periódicamente la vigencia de NCh 2728, ISO 9001, DA-D45 y normativa SENCE; los cambios se evalúan y se actualiza el SGC.
9. Disposición: vencido el período de retención y con autorización, se dispone de forma segura del registro.

Requisitos normativos que cumple

Historial de modificaciones