Gestión de Recursos, Competencias y Compras

SGC-PR-02Vigencia del SGC: 01-06-2026

Gestión de Recursos, Competencias y Compras

Código SGC-PR-02 Versión 01
Fecha de emisión 01-06-2026 Vigencia desde 01-06-2026
Elaborado por Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección Revisado por Claudio Toro — Gerente
Aprobado por Claudio Toro — Gerente Propietario del proceso Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
Estado Vigente Copia Controlada — versión web vigente
Responsable
Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
Alcance
Recursos humanos y relatores, infraestructura, tecnología, ambiente, finanzas, compras y proveedores.
Criterio de éxito
Documento vigente, registro completo y evidencia recuperable.
Objetivo: Proveer y mantener los recursos necesarios, asegurar la competencia del personal y relatores, controlar la infraestructura y las finanzas, y evaluar a los proveedores que afectan la calidad del servicio.

Responsabilidades

Actividad Responsable (ejecuta) Verifica / Aprueba Registro
Definir perfiles y competencias Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección Claudio Toro — Gerente RE-05 Competencia
Seleccionar y evaluar relatores Yaritza Aguilar Representante de la Dirección RE-04 Relatores
Gestionar infraestructura y accesos Yaritza Aguilar Representante de la Dirección RE-06 / RE-19
Revisión financiera (12 meses) Contador/a externo/a Claudio Toro y Yaritza Aguilar RE-18 Revisión financiera
Seleccionar y evaluar proveedores Yaritza Aguilar Representante de la Dirección RE-07 Proveedores

Responsabilidades vigentes aprobadas por la organización.

Alcance de aplicación

Aplica a la provisión y mantención de recursos humanos (incluidos relatores internos y externos), infraestructura, tecnología, ambiente de trabajo, recursos financieros, y a las compras y proveedores que afectan la calidad del servicio.

A. Determinación y provisión de recursos

  • Para cada curso se determinan los recursos necesarios (relator, sala o plataforma, materiales, equipos).
  • El OTEC mantiene al menos dos personas operativas para asegurar la continuidad del SGC.

B. Competencias del personal y relatores

Para cada cargo y para los relatores se define un perfil (educación, formación, habilidades y experiencia), diferenciado por área y por modalidad (presencial / e-learning).

Matriz de competencias (estructura)

Cargo / Relator Educación Formación Experiencia Evaluación Estado
Gerente — Claudio Toro Título y antecedentes verificados Liderazgo y toma de conciencia del SGC Antecedentes curriculares verificados 22-06-2026 Competente
Representante de la Dirección — Yaritza Aguilar Título y antecedentes verificados Gestión integrada ISO 9001 y NCh 2728 Antecedentes curriculares verificados 22-06-2026 Competente
Auditora Interna externa — Carmen Mora Herrera Antecedentes verificados ISO 9001, ISO 19011 y NCh 2728 Experiencia demostrada 22-06-2026 Competente e independiente
  • Validación de evidencia: antes de autorizar, se verifican certificados, títulos, experiencia y antecedentes.
  • Brechas y capacitación: se analizan brechas de competencia; se define un plan de capacitación y luego se evalúa su eficacia.
  • Relatores: evaluación inicial y periódica del desempeño.
  • Inducción y toma de conciencia: el personal y los relatores conocen la política, los objetivos, su contribución y las consecuencias del incumplimiento.
Para cada cargo y función se definirán requisitos de educación, formación, habilidades y experiencia. Antes de autorizar a una persona o relator, se verificará la evidencia correspondiente. Cuando se identifiquen brechas, se adoptarán acciones y posteriormente se evaluará su eficacia.
Los relatores externos serán controlados como personas que trabajan bajo el control del OTEC respecto de su competencia. Cuando excepcionalmente se contrate un servicio de relatoría como proveedor, se conservará evidencia del cumplimiento de todos los requisitos aplicables a compras y servicios externos.

C. Infraestructura, tecnología y ambiente

Infraestructura vigente: oficina ubicada en Uribe 636, oficina 612, Antofagasta. La revisión documentada confirma accesibilidad, baño para personas con discapacidad, accesos, equipos y mobiliario aptos. La operación e-learning cuenta con Moodle y hosting provistos por Minintiva, además de respaldo documental en Google Drive.
  • Control de la infraestructura administrativa, salas, plataforma e-learning y equipos.
  • Mantención preventiva y correctiva; control de accesos y continuidad de las plataformas.
  • Vigencia de las licencias de software utilizado en la capacitación (DA-D45 6.3 c).
  • Registro y visación SENCE de la infraestructura cuando corresponda (DA-D45 6.3 b).
  • Control del sistema de asistencia o huellero (DA-D45 7.6); calibración o verificación de instrumentos cuando aplique.
  • Condiciones del ambiente de trabajo para el personal interno y externo.

D. Recursos financieros

Revisión AT 2026 favorable: ingresos $62.408.623; egresos $25.091.874; saldo $37.316.749; activos $138.760.120; pasivos $88.243.371; índice de solvencia 1,57. La organización dispone de recursos suficientes para sostener y expandir la operación.

E. Compras y proveedores

El registro vigente incluye al arrendador de la oficina, Minintiva (Moodle, hosting y soporte e-learning), Rodrigo Ugarte Díaz (consultoría externa) y Applus+ / LGAI Chile (organismo certificador). Los proveedores críticos se controlan con criterios de aprobación, seguimiento y reevaluación.

Los proveedores serán seleccionados y evaluados mediante criterios previamente definidos. La reevaluación considerará calidad, cumplimiento de plazos, requisitos técnicos, reclamos e incidencias. Los proveedores que no alcancen el criterio de aceptación serán condicionados, suspendidos o eliminados del registro aprobado.
Registro en Excel. Selección, control, seguimiento y reevaluación (ISO 8.4). Se mantiene en «Formato de Selección y Evaluación de Proveedores (FO-16)», en Google Drive.
📥 Abrir el registro (Excel)
Registro en Excel. Revisión financiera de 12 meses. Se mantiene en «Formato de Revisión Financiera (FO-18)», en Google Drive.
📥 Abrir el registro (Excel)
Registro en Excel. Identificación, aptitud, verificación y estado de equipos y plataformas. Se mantiene en «Formato de Infraestructura y Recursos de Seguimiento (RE-06)», en Google Drive.
📥 Abrir el registro (Excel)

Definiciones

Documento Información y su medio de soporte que establece cómo se hace algo (política, procedimiento, instructivo, formato).
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o evidencia de actividades realizadas.
Formato (FO) y Registro (RE) El formato (SGC-FO-xx) es la plantilla en blanco aprobada; al completarse genera un registro (RE-xx).
No conformidad Incumplimiento de un requisito.
Corrección Acción para eliminar una no conformidad detectada.
Acción correctiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar su recurrencia.
Acción preventiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial (NCh 2728); en ISO 9001 se aborda mediante riesgos y oportunidades.
Concesión Autorización para utilizar o liberar un servicio que no cumple un requisito no esencial.
Verificación Confirmación, mediante evidencia objetiva, de que se cumplen los requisitos especificados.
Validación Confirmación de que el servicio cumple los requisitos para su uso o aplicación prevista.
Liberación Autorización para continuar o entregar el servicio de capacitación al cliente.
Relator titular / reemplazante Relator competente asignado a un curso; el reemplazante lo sustituye cuando es necesario.
Curso reconocido por SENCE Actividad de capacitación con código o reconocimiento SENCE en un área del alcance.
Cliente / participante Cliente: quien contrata el servicio. Participante: persona que recibe la capacitación.
Proveedor crítico Proveedor cuyo producto o servicio afecta la calidad del servicio de capacitación.

Flujo operativo

  1. Determinar los recursos necesarios por curso y confirmar la capacidad del OTEC.
  2. Definir perfiles y competencias; verificar evidencia de personal y relatores antes de autorizarlos (RE-03, RE-04, RE-05).
  3. Analizar brechas de competencia; ejecutar el plan de capacitación y evaluar su eficacia.
  4. Gestionar infraestructura, plataforma, licencias, accesos y huellero; visar ante SENCE cuando corresponda (RE-06, RE-19).
  5. Realizar la revisión financiera cada 12 meses con profesional habilitado y compararla con la estrategia trienal (RE-18).
  6. Seleccionar, evaluar y reevaluar proveedores; verificar lo comprado y tratar el desempeño deficiente (RE-07).

Entradas

  • Necesidades de recursos por curso
  • Requisitos de competencia y de compra

Salidas

  • Personal y relatores competentes
  • Recursos e infraestructura disponibles
  • Proveedores evaluados
  • Revisión financiera realizada

Registros asociados

  • RE-03 Organigrama y cargos
  • RE-04 Ficha y evaluación de relatores
  • RE-05 Competencia y capacitación
  • RE-06 Infraestructura y accesos
  • RE-07 Evaluación de proveedores
  • RE-18 Revisión financiera
  • RE-19 Visación SENCE e infraestructura y licencias

Riesgos típicos

  • Relator o personal sin evidencia de competencia
  • Infraestructura sin visación SENCE
  • Licencias de software vencidas
  • Proveedor crítico sin evaluar
  • Revisión financiera no realizada

Controles e indicadores

  • Verificación de evidencia antes de autorizar
  • Evaluación periódica de relatores
  • Revisión financiera cada 12 meses (profesional habilitado)
  • Reevaluación de proveedores con criterios definidos

Requisitos normativos que cumple

Referencia Cláusula
ISO 9001:2015 7.1, 7.2, 7.3 y 8.4
NCh 2728:2015 6.1, 6.2 y 7.4
DA-D45 v04 N° de relatores; competencia del auditor; revisión financiera 12 meses; visación SENCE de infraestructura y licencias

Historial de modificaciones

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable
01 01-06-2026 Emisión inicial del documento. Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
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