Prestación del Servicio de Capacitación

SGC-PR-03Vigencia del SGC: 01-06-2026

Prestación del Servicio de Capacitación

Código SGC-PR-03 Versión 01
Fecha de emisión 01-06-2026 Vigencia desde 01-06-2026
Elaborado por Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección Revisado por Claudio Toro — Gerente
Aprobado por Claudio Toro — Gerente Propietario del proceso Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
Estado Vigente Copia Controlada — versión web vigente
Responsable
Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
Alcance
Todo el ciclo del servicio: comercial, diseño, ejecución, validación, liberación y cierre (presencial y e-learning).
Criterio de éxito
Documento vigente, registro completo y evidencia recuperable.
Objetivo: Planificar, diseñar, ejecutar, validar y liberar el servicio de capacitación conforme a los requisitos del cliente, del participante, de la NCh 2728 y de la DA-D45, asegurando trazabilidad y evidencia por curso.

Responsabilidades

Actividad Responsable (ejecuta) Verifica / Aprueba Registro
Revisión comercial y contractual Asistente de Capacitación y Atención al Público Yaritza Aguilar RE-08 Requisitos y contrato
Diseño y desarrollo del curso Yaritza Aguilar Representante de la Dirección RE-09 Diseño / Programa
Ejecución del curso Relator titular Coordinación / Rep. de la Dirección RE-10 Evidencia por curso
Validación del servicio Yaritza Aguilar o persona competente distinta del relator Representante de la Dirección RE-10 (validación por actividad)
Liberación del servicio Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección Representante de la Dirección RE-10 (acta de liberación)

La coordinación general, el diseño y la liberación son responsabilidad de Yaritza Aguilar. La ejecución corresponde al relator asignado y el apoyo operativo al Asistente de Capacitación y Atención al Público.

Alcance de aplicación

Aplica a todo el ciclo del servicio de capacitación —comercialización, diseño, desarrollo, ejecución, validación, liberación y cierre— en modalidades presencial y e-learning, incluidos los cursos reconocidos por SENCE.

Etapa 1 — Revisión comercial y contractual

  • Identificar los requisitos explícitos, implícitos, legales, de SENCE y del participante.
  • Confirmar que el OTEC tiene la capacidad (relator, infraestructura, plataforma, recursos) antes de comprometerse.
  • Resolver las diferencias entre oferta, cotización y contrato antes de aceptar.
  • Controlar los cambios contractuales y comunicarlos al cliente y a los participantes.
  • Obtener y registrar las autorizaciones sectoriales cuando correspondan (OS-10, SAG, DIRECTEMAR, Transporte, Educación u otras).
Antes de comprometerse a prestar el servicio, se revisarán y registrarán los requisitos del cliente y del participante, verificando la capacidad del OTEC para cumplirlos. Toda diferencia entre la oferta, la cotización y el contrato se resolverá y registrará antes de la aceptación.

Etapa 2 — Diseño y desarrollo del curso

Entradas del diseño: perfil de ingreso, objetivos de aprendizaje medibles, contenidos, duración teórica y práctica, metodología por modalidad, recursos y materiales, instrumentos de evaluación y criterios de aprobación.

Controles del diseño: planificación de etapas, responsables e interfaces; revisión, verificación y validación del diseño; aprobación antes de su uso; y control de cambios. Toda adaptación o modificación de un curso se trata como un nuevo diseño (DA-D45 / NCh 7.3, que no puede excluirse).

El diseño se aprobará antes de utilizarse. Los registros de entradas, revisión, verificación, validación y cambios del diseño se conservarán por al menos 3 años.

Etapa 3 — Ejecución (presencial y e-learning)

  • Asignar código único a la actividad e identificar el programa y su versión aplicable.
  • Confirmar relator autorizado, horarios, participantes y lugar; sala, plataforma, equipos y accesibilidad.
  • Controlar la asistencia (huellero u otro método aprobado) y la entrega de materiales.
  • Gestionar incidentes y comunicar cambios o suspensiones al cliente y participantes.
  • E-learning: registrar accesos, disponibilidad de la plataforma, verificación de identidad, avance, evaluaciones, respaldos y soporte al participante.

Etapa 4 — Validación del servicio (NCh 7.5.2)

Para cada curso registrado en SENCE se asignará un relator titular y un relator reemplazante competente y disponible. Cuando exista un único relator, esta condición será informada en la cotización o condiciones generales. Si durante la ejecución se requiere reemplazarlo y no existe un reemplazo aprobado, la actividad será suspendida y se informará al cliente y a los participantes.
La validación se registrará para cada actividad de capacitación e incluirá, como mínimo: aprobación del programa, competencia del relator, infraestructura o plataforma, recursos técnicos, instrumentos de evaluación, método de control de asistencia, criterios de aceptación y resultado de la validación.

Etapa 5 — Liberación del servicio

La liberación se realizará únicamente cuando se haya verificado el cumplimiento del programa, asistencia, evaluación, certificados, facturación, encuestas y demás requisitos aplicables. El registro identificará a la persona que autoriza la liberación y la evidencia revisada.

Programas sociales: cuando corresponda, se aplicarán además los requisitos específicos de inserción laboral, deserción y seguimiento laboral.

Trazabilidad, propiedad y preservación

Debe existir trazabilidad entre: cliente → cotización/contrato → código SENCE → programa y versión → relator → participantes → asistencia → evaluaciones → certificados → encuestas → factura → liberación.

  • Control de la información, materiales o equipos entregados por el cliente.
  • Confidencialidad de los datos personales y de la propiedad intelectual.
  • Comunicación al cliente o participante ante pérdida o daño de su propiedad.
  • Preservación de certificados, evaluaciones y registros digitales.

Registros por curso (contenido de RE-10)

Cada actividad genera una carpeta en Drive: /03 Evidencia por Curso/[Año]/[Código-Nombre del curso], que contiene:

Formato Registro por curso
SGC-FO-03 Ficha del curso y requisitos del cliente (RE-08)
SGC-FO-04 Programa / diseño del curso (RE-09)
SGC-FO-05 Validación del servicio por actividad
SGC-FO-06 Lista de asistencia / control (huellero)
SGC-FO-07 Evaluación del aprendizaje
SGC-FO-08 Evaluación del desempeño del relator
SGC-FO-09 Acta de liberación del servicio
— Certificados, factura, encuesta de satisfacción y respaldos

Retención mínima 3 años (DA-D45).

Registro en Excel. El set de registros por curso (FO-03 a FO-09): ficha, programa, validación, asistencia, evaluación del aprendizaje y del relator, y liberación. Se usa una copia por cada actividad. Se mantiene en «Registro por Curso», en Google Drive.
📥 Abrir el registro (Excel)

Definiciones

Documento Información y su medio de soporte que establece cómo se hace algo (política, procedimiento, instructivo, formato).
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o evidencia de actividades realizadas.
Formato (FO) y Registro (RE) El formato (SGC-FO-xx) es la plantilla en blanco aprobada; al completarse genera un registro (RE-xx).
No conformidad Incumplimiento de un requisito.
Corrección Acción para eliminar una no conformidad detectada.
Acción correctiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar su recurrencia.
Acción preventiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial (NCh 2728); en ISO 9001 se aborda mediante riesgos y oportunidades.
Concesión Autorización para utilizar o liberar un servicio que no cumple un requisito no esencial.
Verificación Confirmación, mediante evidencia objetiva, de que se cumplen los requisitos especificados.
Validación Confirmación de que el servicio cumple los requisitos para su uso o aplicación prevista.
Liberación Autorización para continuar o entregar el servicio de capacitación al cliente.
Relator titular / reemplazante Relator competente asignado a un curso; el reemplazante lo sustituye cuando es necesario.
Curso reconocido por SENCE Actividad de capacitación con código o reconocimiento SENCE en un área del alcance.
Cliente / participante Cliente: quien contrata el servicio. Participante: persona que recibe la capacitación.
Proveedor crítico Proveedor cuyo producto o servicio afecta la calidad del servicio de capacitación.

Flujo operativo

  1. Revisión comercial: identificar requisitos del cliente/participante, confirmar capacidad del OTEC y formalizar (RE-08).
  2. Diseño del curso: definir perfil de ingreso, objetivos medibles, contenidos, duración, metodología, materiales, instrumentos y criterios de aprobación; revisar, verificar, validar y aprobar (RE-09).
  3. Planificación de la actividad: código único, programa y versión, relator autorizado, fechas, participantes, sala o plataforma.
  4. Ejecución: control de asistencia (huellero), entrega de materiales, gestión de incidentes; en e-learning, accesos, identidad, avance y respaldos.
  5. Validación por actividad: 2 o más relatores por curso SENCE (titular y reemplazante); registrar aprobación de programa, competencia, infraestructura, recursos, evaluación, asistencia, criterios y resultado.
  6. Evaluación: aprendizaje de los participantes y desempeño del relator.
  7. Liberación: verificar programa, asistencia, evaluación, certificados, factura y encuestas; autorizar la liberación e identificar quién la autoriza (RE-10).
  8. Cierre y trazabilidad: consolidar la carpeta de evidencia por curso y asegurar la trazabilidad completa.

Entradas

  • Requisitos del cliente y del participante
  • Programa del curso aprobado
  • Recursos y relator competentes

Salidas

  • Curso ejecutado, validado y liberado
  • Evidencia por curso completa y trazable

Registros asociados

  • RE-08 Requisitos y contrato del cliente
  • RE-09 Diseño / programa del curso
  • RE-10 Carpeta de evidencia por curso
  • RE-20 Autorizaciones y avisos SENCE/OCS

Riesgos típicos

  • Comprometer un servicio no factible
  • Curso sin validación registrada
  • Evidencia por curso incompleta
  • Relator no competente o sin reemplazo

Controles e indicadores

  • Revisión de requisitos antes de aceptar
  • Validación por actividad (persona distinta del relator)
  • Checklist de cierre y liberación por curso
  • Trazabilidad cliente → liberación

Requisitos normativos que cumple

Referencia Cláusula
ISO 9001:2015 8.1 a 8.6
NCh 2728:2015 7.1, 7.2, 7.3 y 7.5
DA-D45 v04 Validación con 2 o más relatores por curso SENCE; liberación del servicio; 4 o más actividades por año (1 o más por área)

Historial de modificaciones

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable
01 01-06-2026 Emisión inicial del documento. Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
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