Planificación, Revisión por la Dirección y Mejora

SGC-PR-07Vigencia del SGC: 01-06-2026

Planificación, Revisión por la Dirección y Mejora

Código SGC-PR-07 Versión 01
Fecha de emisión 01-06-2026 Vigencia desde 01-06-2026
Elaborado por Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección Revisado por Claudio Toro — Gerente
Aprobado por Claudio Toro — Gerente Propietario del proceso Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
Estado Vigente Copia Controlada — versión web vigente
Responsable
Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
Alcance
Planificación del SGC (objetivos, riesgos, cambios), comunicación, revisión por la dirección y mejora continua.
Criterio de éxito
Documento vigente, registro completo y evidencia recuperable.
Objetivo: Planificar el SGC (objetivos, riesgos y cambios), gestionar la comunicación, revisar el sistema por la dirección al menos cada 12 meses y gestionar la mejora continua con base en el análisis de datos.

Responsabilidades

Actividad Responsable (ejecuta) Autoridad Registro
Planificar objetivos, riesgos y cambios Representante de la Dirección Alta Dirección RE-15
Gestionar la comunicación interna Representante de la Dirección — RE-17
Convocar y dirigir la Revisión por la Dirección Alta Dirección Alta Dirección RE-16
Seguimiento de acuerdos y mejora Representante de la Dirección — RE-16

Alcance de aplicación

Aplica a la planificación del SGC (objetivos, riesgos y cambios), a la comunicación, a la revisión por la dirección y a la mejora continua.

Planificación

  • Riesgos y oportunidades: método para identificarlos y evaluarlos, criterios de prioridad, acciones, responsables, plazos y evaluación de su eficacia.
  • Plan por objetivo: qué se hará, recursos, responsable, fecha y forma de evaluar el resultado (trazado a la Estrategia Trienal y a RE-15).
  • Planificación de cambios: propósito y consecuencias del cambio, integridad del SGC, disponibilidad de recursos y reasignación de responsabilidades.

Gestión de riesgos y oportunidades (ISO 9001, 6.1)

Los riesgos y oportunidades se determinarán a partir del contexto, las partes interesadas, los procesos, los requisitos del cliente, los cambios, las auditorías, los reclamos, las no conformidades y el análisis de desempeño. Para cada riesgo u oportunidad se registrará su origen, causa, consecuencia o beneficio esperado, proceso afectado, controles existentes, prioridad, acción, responsable, plazo, evaluación residual y método de verificación de eficacia. Las acciones serán proporcionales al efecto potencial sobre la conformidad del servicio y se integrarán en los procesos del SGC. Cuando no se adopte una acción adicional, la decisión deberá justificarse y mantenerse bajo seguimiento.

Metodología aprobada por la Dirección el 22-06-2026

  • Escala de probabilidad e impacto de 1 a 3; nivel = probabilidad × impacto.
  • Criterio de prioridad (fórmula o matriz), nivel aceptable y nivel que exige acción.
  • Riesgo residual tras la acción y criterio de eficacia.
  • Evaluación de oportunidades (no sólo el «riesgo inverso»).

Criterio aprobado: 1–2 bajo, 3–4 medio y 6–9 alto. Los niveles altos requieren acción; los medios se controlan y los bajos se aceptan con seguimiento. La matriz vigente contiene 9 riesgos y 6 oportunidades.

Registro

Se documenta en el formato SGC-FO-20 (Matriz de Riesgos y Oportunidades), que genera el registro RE-22, con las columnas: origen · riesgo/oportunidad · causa · consecuencia · proceso/objetivo · controles actuales · evaluación inicial · acción · responsable · plazo · evaluación residual · eficacia.

Oportunidades a evaluar (ejemplos)

  • Ampliar cobertura mediante e-learning.
  • Automatizar el control documental.
  • Aumentar la disponibilidad de relatores reemplazantes.
  • Mejorar la trazabilidad de los cursos.
  • Crear alianzas comerciales.
  • Reducir los tiempos de cierre.
  • Digitalizar encuestas e indicadores.

Comunicación

Se define qué comunicar, a quién, cuándo, cómo, quién comunica y la evidencia. La comunicación incluye al personal interno y externo, a los relatores y a las personas de jornada completa o parcial (RE-17).

Revisión por la Dirección

Revisión vigente realizada el 06-07-2026. Participaron Claudio Toro, Gerente, y Yaritza Aguilar, Representante de la Dirección. Se revisaron todas las entradas exigidas por ISO 9001:2015 y NCh 2728:2015 y se emitieron las salidas y acuerdos correspondientes. El resultado fue favorable, sin asuntos pendientes que impidan la continuidad del sistema.
La revisión por la dirección se realizará dentro de un plazo máximo de doce meses desde la revisión anterior y contará con la participación de al menos dos personas del OTEC, incluyendo un integrante de la alta dirección. Se verificará el estado de los acuerdos anteriores.

Entradas de la revisión

  • Cambios internos y externos; contexto y cambio climático.
  • Satisfacción y retroalimentación de clientes y participantes.
  • Cumplimiento de los objetivos de calidad.
  • Desempeño de los procesos y conformidad de los servicios.
  • No conformidades y acciones correctivas.
  • Resultados de seguimiento y medición.
  • Auditorías internas y externas.
  • Desempeño de los proveedores.
  • Suficiencia de recursos.
  • Eficacia de las acciones frente a riesgos y oportunidades.
  • Oportunidades de mejora.
  • Información de participación, deserción, aprendizaje e inserción (cuando aplique).
  • Situación financiera y coherencia con la estrategia trienal.

Salidas de la revisión

Para cada decisión se registrará acción, responsable, recursos, plazo, indicador o evidencia de cumplimiento y fecha de verificación de eficacia. Los acuerdos pendientes permanecerán abiertos hasta que exista evidencia objetiva de su cumplimiento y resultado.

Las salidas incluyen decisiones de mejora, cambios al SGC y necesidades de recursos.

Análisis de datos y mejora

La organización analizará datos de satisfacción, objetivos, procesos, servicios, proveedores, auditorías, no conformidades y recursos para determinar tendencias, eficacia del SGC, necesidades de cambio y oportunidades de mejora.
Registro en Excel. La matriz de riesgos y oportunidades con su metodología, escala aprobada y fórmulas. Se mantiene en «Formato de Riesgos y Oportunidades (FO-20)», en Google Drive.
📥 Abrir el registro (Excel)
Registro en Excel. Las entradas, salidas y acuerdos de la revisión por la dirección. Se mantiene en «Formato de Acta de Revisión por la Dirección (FO-15)», en Google Drive.
📥 Abrir el registro (Excel)

Definiciones

Documento Información y su medio de soporte que establece cómo se hace algo (política, procedimiento, instructivo, formato).
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o evidencia de actividades realizadas.
Formato (FO) y Registro (RE) El formato (SGC-FO-xx) es la plantilla en blanco aprobada; al completarse genera un registro (RE-xx).
No conformidad Incumplimiento de un requisito.
Corrección Acción para eliminar una no conformidad detectada.
Acción correctiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar su recurrencia.
Acción preventiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial (NCh 2728); en ISO 9001 se aborda mediante riesgos y oportunidades.
Concesión Autorización para utilizar o liberar un servicio que no cumple un requisito no esencial.
Verificación Confirmación, mediante evidencia objetiva, de que se cumplen los requisitos especificados.
Validación Confirmación de que el servicio cumple los requisitos para su uso o aplicación prevista.
Liberación Autorización para continuar o entregar el servicio de capacitación al cliente.
Relator titular / reemplazante Relator competente asignado a un curso; el reemplazante lo sustituye cuando es necesario.
Curso reconocido por SENCE Actividad de capacitación con código o reconocimiento SENCE en un área del alcance.
Cliente / participante Cliente: quien contrata el servicio. Participante: persona que recibe la capacitación.
Proveedor crítico Proveedor cuyo producto o servicio afecta la calidad del servicio de capacitación.

Flujo operativo

  1. Identificar y evaluar riesgos y oportunidades; definir acciones, responsables y plazos (RE-15).
  2. Planificar cada objetivo (qué, recursos, responsable, fecha, evaluación) trazado a la estrategia trienal.
  3. Planificar los cambios del SGC (propósito, consecuencias, recursos, responsabilidades).
  4. Gestionar la comunicación interna y externa (RE-17).
  5. Convocar la revisión por la dirección (máximo 12 meses; al menos 2 personas, incluida la alta dirección).
  6. Analizar las entradas y registrar las salidas con acción, responsable, plazo y verificación de eficacia (RE-16).
  7. Analizar datos para determinar tendencias, eficacia y oportunidades de mejora.

Entradas

  • Resultados de auditorías, satisfacción, NC y acciones
  • Cumplimiento de objetivos y desempeño de procesos
  • Situación financiera y contexto (incluido cambio climático)

Salidas

  • Decisiones de mejora y cambios al SGC
  • Necesidades de recursos
  • Acuerdos con responsable, plazo y verificación de eficacia

Registros asociados

  • RE-15 Matriz de objetivos e indicadores
  • RE-16 Acta de revisión por la dirección
  • RE-17 Comunicación interna

Riesgos típicos

  • Revisión sin evidencia de seguimiento
  • Acuerdos sin verificación de eficacia
  • Riesgos no gestionados

Controles e indicadores

  • Revisión al menos cada 12 meses con alta dirección
  • Acuerdos abiertos hasta evidencia de cumplimiento
  • Análisis de datos y tendencias

Requisitos normativos que cumple

Referencia Cláusula
ISO 9001:2015 6, 9.3 y 10
NCh 2728:2015 5.4 a 5.6 y 8.5.1

Historial de modificaciones

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable
01 01-06-2026 Emisión inicial del documento. Yaritza Aguilar — Representante de la Dirección
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